【JOINS流】リモートワークの極意【大公開】

副業プロ人材についてもっと知りたい

JOINSをご利用いただいているある企業様から、下記のようなお悩みとご要望をいただきました。

JOINSがフルリモートで業務を進めるノウハウを知りたい

オンラインMTG(ミーティング)が上手くいくイメージを持てない
Slackになんでも書き込まれてしまい上手く運用できていない

今回は【JOINS流】リモートワークの極意という内容で解説をします。

JOINSは、リモート中心の副業プロ人材集団

実は、JOINS自身、オンライン・リモート中心の副業プロ人材の集まりなのです。

日本各地に留まらず、シンガポールなど海外から参画しているメンバーもおります。

今回は、そんなJOINSのリモートワークの秘訣を余すところなくお伝えいたします。

JOINS流オンラインMTGのコツ3選

人数を絞る

これは対面でのMTGでも言えることですが、MTGの人数を絞りましょう。

人数が多すぎても話し合いに時間がかかるし、少なすぎても意見が偏るからです。

Amazon.comのジェフ・べゾス氏が会議の人数について「２枚のピザ理論」を提唱しています。

これは、「会議はピザ２枚が行き渡るくらいの人数で行うのが良い」ということを表しています。

具体的には対面時には5~8人が最適と言われています。

ただ、オンラインMTGとなると、多くても６人が上限ではないかと考えます。

JOINSも日常的なMTGは、各チームごとに少人数で行っています。

確かに、社内全体で情報を共有したり、意見を募る場が必要なこともあるでしょう。

しかし、日常行うオンラインMTGは多くても６人までに収めることをオススメします。

６人以上の大人数で行う場合は、Zoomのブレイクアウトルーム機能などを活用して、小グループでのディスカッションタイムを適宜取り入れるといいでしょう。

アジェンダを事前に準備・共有する

アジェンダ(会議の議題)も決めずに、何となく定例会議を開いていませんか？

オンラインに関わらず、会議の前には必ずリーダーや司会役の人がアジェンダを用意し、事前に参加メンバーに共有しておくことをオススメします。

これだけで、取り止めのない話題で時間を浪費するのを防げます。

理想としては、各自事前に意見を考えておいて持ち寄れれば理想ですが、時間的に難しいことも多いと思います。

それでも、事前にアジェンダを共有しておくだけで少なくとも「この会議ではこのテーマについて話し合うんだな」という共通理解が図れます。

リーダーは、各アジェンダに関して、できるだけ会議前に解決できることは解決しておけるとさらにスムーズです。

良好な人間関係という土台を作る

上記でお伝えした２点は、「良好な人間関係という土台」があってこそ効果を最大限に発揮します。

いくら適切な人数で、リーダーが洗練したアジェンダに基づいて会議を進めても、参加者の人間関係が悪ければ、いい話し合いや意思決定はできません。

では、リモートワークの副業プロ人材集団であるJOINSはどのようにして「良好な人間関係という土台」を築いているのでしょうか。

JOINS流コミュニケーションのコツ

「良好な人間関係」は「良好なコミュニケーション」から生まれ、育まれます。

JOINSが大事にしている「良好な人間関係」構築のコツを紹介します。

【JOINS流】Slackを活用したテキストコミュニケーションの心構え

下記は、実際にJOINS内で共有されている内容です。

本記事をお読みいただいているあなたに、細かなニュアンスも伝わるよう、そのまま引用して紹介いたします。

まずは、徹底的に真似していただければと思います。

1,レスはそれぞれが必要と思うタイミングで行う

JOINSメンバーは副業メンバーは本業就業時間外に働いていることが多く、また、時差のある海外で働くメンバーもいるため、平日土日や定時などの概念がありません。

休暇という概念もなく、もちろん休暇の申請も不要です。
必要なタイミングで休み、それをみんなに伝えてもらい、周りが困ることがなければ問題ありません。誰がいつ休むのか、いつ働いてるのか、の把握も仕事を進める上で必要な範囲以外はそれぞれ把握していません。
ですので、それぞれがバリューのインデペンデントを心に置き、一緒にいい仕事するために必要と思うタイミングを判断して、レスなど反応してくださればokです。誰も即レスを前提としていません。
その前提で、夜だから、休みだから、投稿は後にしようとかの配慮も不要です。
それぞれの判断のタイミングで話しかけて、それぞれの判断のタイミングで返信してくださればokです。
JOINS Slackの利用方針より

2,スラックの投稿をすべてみんなが見ているという前提で仕事しない

見てほしい相手が明確にいる場合は、必ず、@をつけて（メンションする）ください。みんなに見てほしい場合は、@channel をつけてください。
これがつけられると、その人のスラックに通知が届きます。
全員フルタイムのチームと異なり、ほぼフルタイムの人から、週4時間程度など業務量が異なるため、すべての投稿に目を通していない方もいます。
また、@をつけても見落とすこともあるので、返事が欲しい場合でなかなか来ない場合は、自分の仕事を進めるために、遠慮なくリマインドをしてください。
JOINS Slackの利用方針より

3,個別に話した方がいいこと以外はダイレクトメッセージは使わず、原則、みんなが見れるチャンネル内でやりとりする

これは、実際のオフィスで置き換えると、ビルに入り、自分のデスクに座るまでに聴こえてくる同僚の声や、隣のシマのクレームに対応する電話の声とか、「えっ、その件、いまの業務にも影響するんだけど、、、」とか、「あのお客さんにはこの話はやめておこう」と意外とそれらの偶然的に耳にする情報が大切な判断に繋がったりします。
これをリモートワークでもできる限り再現するために、全チャンネル全員見れるようにしています。
ですので、「この会話は誰かの役に立つかもしれない」ということを常に頭に置いて、その場合は、チャンネル内で会話してください。
これをみんなでできると、リアルオフィスの会話はその場に居合わせないとわかりませんが、後からでも気になるスラックのチャンネルを見れば、過去の会話も見ることができ、会社内で起きてることがなんとなくでも分かります。
JOINS Slackの利用方針より

4,原則、一つの話に一つのスレッド、返信は「スレッドに返信する」をクリックしてスレッド内で投稿する

これをしないと１つの話が１つの塊にならず、だぁーっと縦に長くなります。誰の投稿に対する返信かが分からなくなります。（リアルなオフィスで一つのテーブル囲んでクロスで別の話しているようなイメージ）
特に、後から見た人はスレッドの塊になっていないとカオスでよくわからなくなります。
一緒に働くメンバーのために、返信は必ず「スレッドに返信する」をクリックしてください。
JOINS Slackの利用方針より

他にも、下記のようなコミュニケーションルールが存在します。

ぜひ参考になる部分だけでも、取り入れてみてください。

JOINSコミュニケーションルール【その他】

・違和感を感じ、slackでやりとりして伝わりにくいと感じたら、躊躇せず個別に10分でもzoomや電話などで直接話すようにする
・直接話す時は、みんなのために、必ず議事録を残す
・ちょっとしたことでも社内の困っている人をヘルプすることが称賛されるようにしたい
・何かを意思決定をする際に相談を事前にすべき人は各自が判断し、チームを超えて必要な人に必要なタイミングでいつでも声をかけていい

やっぱりリアルで会うことも大切!!年に1度のリアル合宿

いくらオンライン上でコミュニケーションのルールを厳守しても、やっぱりリアルで会うことも大切です。

オンラインで日頃顔を合わせていても、得られる情報量は案外少ないものです。

そこでJOINSでは、年に一度、2泊3日の合宿を開いています。

合宿では会社のビジョンやミッションを考えたり、プライベートの話題などで雑談をすることで、さらにお互いを良く知る場にしています。

１度リアルで交流するだけでも、相手の雰囲気や仕草、趣味などが知れて、仲間への理解が深まります。

皆さんも、テキストのやりとりでは、どうしても「冷たい感じがする」「言い方がきつく感じる」という経験があるのではないでしょうか。

しかし、相手の人となりがわかっているとテキストに込められた「細かな行間」を汲み取ることができ、すんなり受け入れられることも増えます。

確かに合宿には時間や費用といった様々なコストがかかりますが、同じ会社で中長期的に働く仲間との交流を通して、これからの業務がスムーズに行くのであれば、費用対効果は計り知れません。

オンラインで日常業務を行うからこそ、こういったリアルな場での交流も大切にしたいものですね。

JOINSは日本中の地域中小企業様へ

新たな挑戦を行うチームづくりを全力で支援します!!

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投稿者プロフィール

藤原一輝

(株)MARKELINE 代表取締役
株式会社ユナイテッドアニマルズ &WAKE事業部→2021年からJOINSに参画。自身もJOINSを通じて複数企業をサポートする人材として活躍中。情報発信を通じて“しなやかな働き方”を目指す副業人材と、副業人材を求める中小企業の架け橋となりたい。LINE Green Badge取得（LINE公式アカウント認定資格/広告運用認定資格）/(株)Maneql認定LINE公式アカウント・Lステップコンサルタント/SNS運用サポート・導線設計