“ホウレンソウ”とは

ホウレンソウって何？

ざっくり

ホウコク（報告）＋レンラク（連絡）＋ソウダン（相談）

なぜホウレンソウが必要なのか

主に仕事の場面で行われるホウレンソウ（報告・連絡・相談）の目的としては、

懸念点やミスを早期発見して、致命的な手戻りをなくし、仕事を円滑に進めるため
他のメンバーや関係者にも進捗を見える化して、相互の連携や支援を促すため
定期的に仕事を振り返り、その経験から得た学びを言語化するスキルを高めるため

などが挙げられます。

チームや組織の力（リソース）を最大限に活かして良い仕事をするためには、適時・適切・適量の情報共有・コミュニケーションが不可欠です。そのために一人ひとりに求められる基本動作がホウレンソウです。

また、ホウレンソウにはもう1つ、とても大事な効用があります。

すべては仕事の依頼主の「安心」のため

それは、仕事の依頼主に「安心」してもらうことです。

仕事をお願いした方としては、「期待どおりの仕上がりになりそうか、問題は生じていないか、期限に間に合いそうか」と、進み具合が気になるものです。仮に仕事の期限が1か月後であっても、数日～1週間おきに状況を知らせてもらえると、仕事が前に進んでいることが分かるので安心できます。

また、よくbad news firstと言われるように、「思っていたのと違うかも」「ちょっとまずいかも」という事態に気付いたら「すぐに」依頼主へ伝えることも大切です。手遅れになる前に正直に状況を報告して、対応策を提案・相談することは、一時的には険悪な雰囲気になったとしても、中長期的には信頼につながる誠実な行動と言えます。

副業プロ人材とのチームづくりは、ホウレンソウのルール決めがポイント

企業と副業プロ人材が、（リモートワークを中心とした働き方の中で）どのように情報共有・コミュニケーションをとっていくか。そのルールをお互いに合意しておくことは、一定の期間内に成果を出すためにはとても大事なことです。

JOINSでは、主に次のようなポイントに沿って双方の「ルール決め」をサポートしています。どんなチェック項目なのか、簡単に紹介します。

□ 業務報告のタイミングや内容を確認

ここでいう「業務報告」は、実施した業務の成果と進捗のことであり、副業プロ人材が企業に請求する報酬の根拠となる稼働実績です。どのような頻度で、どのような場で、どのような粒度で報告するか。通常は仕事の依頼主（企業）の意向に沿って決めます。JOINSでは少なくとも月一回以上の定期的な報告を推奨しています。

□ 定例ミーティングの開催方法を決定

定期的なコミュニケーションの場を確保するために、定例ミーティングを予め設定しておきます。頻度（例；毎週or隔週）、方式（例；原則オンライン、月1回は対面）、日時（例；毎週○曜日○時～）、会議ツール（例；企業側Zoomアカウントで主催）など具体的な方法を決めておくと、会議開催のための調整コストを減らすこともできます。

□ 日常のコミュニケーションツールの決定

オンライン・リモートワーク環境では、コミュニケーションの「質」だけでなく「量」がとても重要です。思いついた時にすぐにやりとりができるように、チャット機能のあるツール（Slack、LINE、Chatwork、Microsoft Teamsなど）を推奨しています。

□ 副業プロ人材の業務時間帯を確認

「○曜日の○時以降」「休日は○時から○時まで」など、この仕事のために稼働できる時間帯について、仕事の依頼主（企業）の理解を得ます。別の仕事も持っている副業（兼業）人材なので、連絡をとりやすい時間帯を予め確認しておくことで、「返信が遅い」「連絡がない」等の不満や不信感を生まないためにも大変重要です。

□ その他、仕事の進め方で希望することの共有

仕事の依頼主としては「日々の状況をこまめに把握したい」「メールやチャットの返信は早めが嬉しい」等の希望があるかもしれません。一方、副業人材としても「報告の頻度は最小限にして、日々の進め方は任せてほしい」場合もあるでしょう。日々のやりとりのテンポについて、相手の感覚や期待を予め確認しておくとよいでしょう。

参考｜JOINSでは、企業と副業プロ人材との間で上記のようなコミュニケーションのルールを確認しあうためのツールとして、「キックオフシート」を用意しています。

人それぞれ、心地よいホウレンソウの「型」がある

一人ひとり、慣れたホウレンソウのやり方があります。

伝える中身（量、粒度）、頻度（タイミング）、伝達手段（ツール）など、これまでの経験をもとに「ふつうはこうだよね」という型（常識）を身につけています。

一般的に「常識」というものは、所属する組織や社会、育ってきた環境の影響を受けて形成されます。そのため、初めて会う人とは、お互いが持っている常識（≒「当たり前」の感覚）にズレがあっても不思議なことではありません。

そういうズレがあることを前提に考えることができれば、相手が慣れ親しんだホウレンソウはどんな「型」なのかを推し量りながら、それにあわせて自分の「型」を調整していくこともできます。

そんなことをチームの一人ひとりが意識することで、お互いにとって心地よい（安心できる）コミュニケーションルールを見つけていけると理想ですね。

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投稿者プロフィール

岸秀一朗

パイオニア→三菱総合研究所→現在はソニーグループで組織開発/人材開発に携わる。シニアマネジャー。2020年～2022年、副業でJOINSに参画。組織を越えて、“個”として働くことに一歩踏みだす皆さんを全力で応援。DDIファシリテーター（コーチング）、キャリアカウンセラー（CDA）、ワークショップデザイナー。